Jakarta, adminca.sch.id – Beberapa waktu lalu, saat saya mengunjungi sebuah kantor pelayanan publik untuk meliput proses administrasi, saya melihat seorang admin muda sibuk menjawab telepon yang masuk bertubi-tubi. Nada bicaranya tenang, rapi, dan sangat profesional. Setelah ia menutup salah satu panggilan, seorang rekan kerjanya menggoda, “Kamu itu kayak operator hotel bintang lima. Suara ramah terus.”
Ia tertawa kecil, lalu berkata, “Kalau saya ngomongnya ketus sedikit saja, orang bisa langsung salah paham. Terima telepon itu sesederhana itu, tapi juga serumit itu.”
Ucapan itu benar-benar menggambarkan peran besar seorang admin. Dalam banyak laporan media bisnis dan pelayanan di Indonesia, kemampuan terima telepon adalah keterampilan dasar yang membangun citra perusahaan. Ini bukan hanya soal menjawab panggilan. Ada seni, teknik, dan etika dalam setiap kalimat yang keluar.
Artikel panjang ini akan membahas keterampilan menerima telepon secara lengkap—mulai dari fungsi pentingnya, teknik profesional, kesalahan umum, hingga bagaimana admin bisa meningkatkan kualitas komunikasi telepon di era digital.
Mengapa Terima Telepon Menjadi Keterampilan Vital untuk Admin?
Bagi admin, telepon adalah pintu pertama yang menghubungkan perusahaan dengan dunia luar.
A. Pencipta Kesan Pertama
Suara admin sering menjadi sentuhan pertama bagi:
-
klien
-
mitra bisnis
-
pelanggan
-
masyarakat
Satu sapaan ramah bisa meningkatkan citra perusahaan.
B. Jalur Komunikasi Paling Mudah dan Cepat
Meski era digital berkembang, telepon tetap menjadi:
-
media klarifikasi cepat
-
media konfirmasi janji
-
media penanganan keluhan
C. Menjadi Wajah Perusahaan
Dalam banyak perusahaan, admin adalah representasi brand secara langsung.
D. Mencegah Kesalahpahaman
Komunikasi lewat telepon membutuhkan keterampilan ekstra agar pesan tersampaikan jelas.
Teknik Dasar Menerima Telepon bagi Admin Profesional
Untuk menerima telepon secara efektif, ada beberapa teknik dasar yang harus dikuasai.
A. Angkat Telepon Dalam 3 Dering
Ini menunjukkan kesiapan dan profesionalisme.
B. Gunakan Salam Profesional
Contoh:
“Selamat pagi, kantor PT Maju Sejahtera, dengan Dina di sini. Ada yang bisa saya bantu?”
Salam ini harus:
-
jelas
-
ramah
-
tidak terburu-buru
C. Tersenyum Saat Berbicara
Walaupun tidak terlihat, senyum terdengar melalui suara.
D. Dengarkan dengan Fokus
Salah satu kesalahan terbesar adalah memotong pembicaraan.
E. Catat Informasi Penting
Admin biasanya menggunakan:
-
sticky notes
-
notepad digital
-
buku log telepon
F. Jelaskan Informasi dengan Bahasa Singkat dan Padat
Hindari kalimat panjang yang membingungkan.
G. Konfirmasi Kembali Informasi
Untuk menghindari kesalahan.
Intonasi, Volume, dan Sikap Suara: Kunci Admin dalam Komunikasi Telepon
Suara adalah alat utama admin saat menerima telepon.
A. Suara Harus Stabil
Jangan terlalu keras atau terlalu pelan.
B. Intonasi Ramah dan Netral
Suara netral menghindari kesan emosional.
C. Kecepatan Bicara Terukur
Jika terlalu cepat, lawan bicara bingung.
Jika terlalu lambat, terkesan tidak tegas.
D. Pilihan Kata yang Profesional
Gunakan kata sopan dan jelas, bukan bahasa gaul.
Skrip Dasar Menerima Telepon untuk Admin
Berikut contoh skrip profesional:
A. Membuka Panggilan
“Selamat siang, kantor Arka Digital, dengan Rika. Ada yang bisa saya bantu?”
B. Mengalihkan Panggilan
“Baik, sebentar saya sambungkan ke bagian terkait. Mohon tunggu.”
C. Jika Bagian Tujuan Tidak Ada
“Mohon maaf, Ibu Sari sedang tidak di tempat. Apakah Bapak bersedia meninggalkan pesan?”
D. Mencatat Pesan
“Baik, saya catat ya Pak. Mohon nama, nomor yang bisa dihubungi, dan pesannya.”
E. Menutup Panggilan
“Terima kasih sudah menghubungi kami. Selamat melanjutkan kegiatan.”
Kesalahan Umum Saat Menerima Telepon dan Cara Mengatasinya
Meski terlihat mudah, banyak kesalahan sering terjadi.
A. Suara Terdengar Ketus
Biasanya akibat kelelahan atau suara monoton.
Solusi: tarik napas sebelum menjawab telepon.
B. Tidak Mencatat dengan Teliti
Mengandalkan ingatan bisa berbahaya.
Solusi: selalu siapkan alat catat.
C. Terdengar Terburu-Buru
Memberi kesan tidak sopan.
Solusi: gunakan jeda singkat saat menjawab.
D. Salah Menjawab Informasi
Ini kesalahan fatal.
Solusi: konfirmasi dua kali sebelum memberi jawaban.
E. Mengabaikan Keluhan
Admin harus bersikap empatik.
Menangani Panggilan Sulit: Seni yang Perlu Dikuasai Admin
Jenis panggilan sulit sangat beragam:
-
pelanggan marah
-
permintaan mendesak
-
panggilan salah sambung
-
klien dengan suara tinggi
A. Tetap Tenang
Jangan terbawa emosi.
B. Dengarkan Keluhan Sampai Selesai
Orang sering marah karena tidak merasa didengar.
C. Gunakan Kalimat Empati
Contoh:
“Saya mengerti kondisi Bapak. Izinkan saya bantu cek ya.”
D. Beri Solusi atau Alternatif
Jika tidak ada jawaban langsung, berikan estimasi waktu.
E. Jangan Menjanjikan Hal yang Tidak Bisa Dipenuhi
Itu bisa menghancurkan kepercayaan.
Mengelola Banyak Panggilan Sekaligus (Call Handling Skills)
Admin sering menangani banyak panggilan dalam waktu bersamaan.
A. Prioritas Panggilan
Jika ada dua panggilan masuk, tangani:
-
panggilan yang sudah nyambung
-
put on hold dengan ramah
-
kembali ke panggilan awal
B. Gunakan Fitur Hold dengan Benar
Selalu izin terlebih dahulu.
C. Multitasking dengan Catatan
Jangan mengandalkan memori.
Teknologi Pendukung Admin saat Terima Telepon
Saat ini banyak kantor sudah menggunakan sistem telepon modern.
A. PBX (Private Branch Exchange)
Untuk menyambungkan panggilan ke bagian lain.
B. VoIP (Voice over IP)
Telepon internet yang lebih stabil.
C. CRM
Terhubung langsung dengan data pelanggan.
D. Call Recording
Untuk evaluasi dan pelatihan admin.
Pengaruh Etika Telepon terhadap Nama Baik Perusahaan
Hubungan antara admin dan telepon adalah representasi:
-
profesionalisme
-
kecepatan layanan
-
kualitas pelayanan publik
Bahkan dalam beberapa studi media bisnis, kualitas pelayanan via telepon sering menjadi indikator kepuasan pelanggan.
A. Pelanggan Mengulang Panggilan Jika Layanan Bagus
Mereka percaya dengan respons admin.
B. Membangun Kepercayaan Jangka Panjang
Satu panggilan baik dapat menjadi pintu hubungan bisnis.
C. Meningkatkan Reputasi Perusahaan
Telepon adalah kanal layanan paling sering digunakan publik.
Penutup: Menerima Telepon Adalah Keterampilan Dasar yang Membawa Dampak Besar bagi Admin
Menerima telepon terdengar sederhana, tetapi ia adalah inti dari pelayanan.
Bagi admin, telepon adalah jembatan antara perusahaan dan orang-orang yang membutuhkan informasi, bantuan, atau kejelasan.
Keterampilan menerima telepon yang baik membuat:
-
klien merasa dihargai
-
perusahaan terlihat profesional
-
informasi tersampaikan dengan benar
-
konflik dapat diminimalkan
Pada akhirnya, seorang admin yang terampil menerima telepon bukan hanya menjawab panggilan, tetapi juga membangun citra dan kepercayaan perusahaan.
Baca Juga Konten Dengan Artikel Terkait Tentang: Pengetahuan
Baca Juga Artikel Dari: Panduan Lengkap Kelola Dokumen: Cara Cerdas Admin Modern Mengatur Arsip Secara Efektif & Rapi
