Void Transaksi

Void Transaksi dalam Administrasi Keuangan: Fungsi, SOP, dan Kontrol Internal

/ Pengetahuan / By

JAKARTA, adminca.sch.id – Void transaksi adalah proses pembatalan transaksi pembayaran (kartu debit/kredit/QR tertentu tergantung sistem) yang sudah diotorisasi, namun belum diselesaikan (belum settlement). Dalam administrasi keuangan, void penting karena:

  • Mengembalikan kondisi pencatatan seolah transaksi tidak terjadi (tidak masuk penjualan final).

  • Mengurangi risiko selisih rekonsiliasi antara laporan POS/EDC dan kas/settlement.

  • Menjaga audit trail yang rapi karena ada bukti void dan alasan pembatalan.

Catatan: istilah menu dan alur pada EDC/POS bisa berbeda antar bank, tipe mesin, atau konfigurasi merchant. Yang dibakukan dalam administrasi adalah SOP, dokumen, otorisasi, dan rekonsiliasi—bukan sekadar tombol di mesin.

Perbedaan Void dan Refund (Agar Tidak Salah Prosedur)

Void Transaksi

Kesalahan umum di lapangan adalah menyamakan void dengan refund. Padahal, dampaknya ke administrasi dan laporan berbeda.

Void

  • Dilakukan sebelum settlement (umumnya masih di hari yang sama).

  • Tujuan: membatalkan transaksi agar tidak tercatat sebagai penjualan final.

  • Biasanya lebih cepat/instan di sistem karena dana belum benar-benar settle.

Refund

  • Dilakukan setelah settlement.

  • Tujuan: mengembalikan dana dari merchant ke pelanggan.

  • Cenderung butuh waktu proses (hari kerja) dan lebih banyak tahapan.

Aturan praktis administrasi:
Kalau transaksi sudah settlement, jangan memaksa void—jalankan refund sesuai prosedur.

Kapan Void Wajib Dilakukan (Kasus Administratif yang Umum)

Void bukan “opsi”, tapi solusi administratif saat transaksi berpotensi membuat laporan tidak akurat. Contoh situasi:

  1. Salah input nominal (mis. 12.000 jadi 120.000).

  2. Transaksi dobel karena error jaringan/operator.

  3. Barang/jasa batal setelah kartu terlanjur diproses.

  4. Salah item (scan/input barang yang tidak jadi dibeli).

  5. Pelanggan ganti metode bayar (mis. jadi tunai).

Tujuan Void dalam Tata Kelola Administrasi

Dari sisi administrasi keuangan, void berfungsi untuk:

  • Menjaga akurasi penjualan: transaksi batal tidak menggelembungkan omzet.

  • Memudahkan rekonsiliasi harian: laporan EDC/POS lebih “bersih”.

  • Memperkuat kontrol internal: setiap pembatalan wajib punya alasan & persetujuan.

  • Mengurangi risiko komplain: pelanggan tidak perlu menunggu pengembalian dana seperti refund.

SOP Void Transaksi (Standar Administrasi yang Disarankan)

A. Prinsip SOP (yang harus selalu ada)

  1. Batas waktu jelas: void hanya untuk transaksi yang belum settlement.

  2. Otorisasi: hanya petugas berwenang (Supervisor/Manajer) yang menyetujui void.

  3. Dokumentasi wajib: struk transaksi awal + struk void + alasan void.

  4. Rekonsiliasi: void harus muncul di laporan shift/hari dan dicocokkan.

B. Alur SOP Void (versi umum)

  1. Identifikasi masalah (nominal salah, dobel transaksi, pembatalan).

  2. Verifikasi status transaksi

    • masih hari yang sama?

    • belum settlement?

    • ada nomor referensi/invoice?

  3. Minta otorisasi Supervisor/Manajer

    • persetujuan + password/approval sesuai kebijakan.

  4. Eksekusi void di EDC/POS

    • masukkan nomor invoice/reference

    • konfirmasi nominal

    • cetak struk void

  5. Lengkapi dokumen

    • catat alasan void

    • lampirkan bukti struk

  6. Simpan berkas & input ke log void

  7. Rekonsiliasi pada penutupan shift/hari

Praktik baik: void tidak boleh dilakukan hanya berdasarkan “kata-kata”. Minimal harus ada bukti struk atau data transaksi yang bisa diverifikasi.

Checklist Administrasi Void Transaksi (Wajib Diisi)

Gunakan checklist ini agar void rapi dan audit-ready:

  • Tanggal & jam transaksi awal: ________

  • Metode bayar: Debit / Kredit / Lainnya: ________

  • Nomor invoice/reference: ________

  • Nominal transaksi: Rp ________

  • Alasan void (jelas): __________________________

  • Disetujui oleh (nama/jabatan): ________

  • Bukti terlampir:

    • Struk transaksi awal

    • Struk void

    • Catatan kronologi singkat

  • Dicatat pada Log Void: Ya / Tidak

  • Masuk rekonsiliasi shift/hari: Ya / Tidak

Dokumen Administrasi yang Harus Disimpan

Untuk menjaga ketertiban administrasi dan audit trail, setidaknya simpan:

  1. Struk transaksi awal (sebelum void)

  2. Struk void (bukti pembatalan)

  3. Form/Log void (alasan + otorisasi)

  4. Bukti pendukung (jika perlu): misalnya screenshot POS, catatan komplain, atau bukti dobel transaksi

Durasi arsip (rekomendasi): sesuaikan kebijakan internal (mis. 3–12 bulan) atau mengikuti standar pembukuan internal.

Dampak Void terhadap Laporan Keuangan dan Rekonsiliasi

Walau transaksi dianggap “tidak terjadi”, void tetap meninggalkan jejak administratif yang penting.

Dampak utama:

  • Tidak masuk penjualan final (idealnya transaksi batal tidak menambah omzet).

  • Muncul dalam laporan void atau audit log sistem.

  • Menjadi item pengecekan saat rekonsiliasi:

    • laporan POS (penjualan)

    • laporan EDC (transaksi)

    • settlement bank

    • kas fisik (bila ada campuran tunai & non-tunai)

Indikator kontrol:
Frekuensi void yang tinggi bisa berarti:

  • kasir belum terlatih,

  • SOP belum dipahami,

  • ada tekanan operasional (ramai, sistem lambat), atau

  • potensi penyalahgunaan (perlu audit lebih dalam).

Risiko Penyalahgunaan dan Kontrol Internal (Wajib untuk Administrasi)

Void dapat disalahgunakan bila kontrol lemah. Contoh risiko:

  • void dilakukan setelah kasir menerima uang tunai (fraud),

  • void untuk menutupi manipulasi diskon,

  • void berulang pada kasir yang sama tanpa alasan kuat.

Kontrol internal yang disarankan Void Transaksi

  1. Pembatasan akses: hanya Supervisor/Manajer yang bisa void (password/role-based access).

  2. Alasan wajib & terstandar: pilihan alasan + kolom kronologi singkat.

  3. Nomor tiket/insiden: setiap void punya nomor referensi internal.

  4. Rekonsiliasi harian wajib: cocokkan log void vs struk vs laporan sistem.

  5. Review periodik: laporan void per minggu/bulan dianalisis (tren per kasir, jam ramai, jenis kesalahan).

  6. CCTV/monitoring area kasir (jika tersedia) untuk verifikasi insiden.

Contoh Format “Log Void Transaksi” (Siap Pakai)

Kamu bisa buat di buku/Excel/POS notes dengan kolom:

  • Tanggal

  • Jam

  • Kasir

  • Supervisor Approver

  • Invoice/Ref

  • Nominal

  • Metode Bayar

  • Alasan Void (kode + detail)

  • Bukti Terlampir (Ya/Tidak)

  • Catatan (mis. dobel transaksi, salah nominal, batal beli)

Kode alasan (contoh):

  • V01 Salah nominal

  • V02 Transaksi dobel

  • V03 Batal beli

  • V04 Salah item

  • V05 Gangguan sistem/jaringan

FAQ Singkat Void Transaksi

Q: Kalau sudah settlement, masih bisa void?
A: Umumnya tidak. Jalankan refund sesuai prosedur.

Q: Apakah void selalu harus hari yang sama?
A: Pada banyak sistem iya (terutama EDC). Administrasi sebaiknya menetapkan aturan: void hanya sebelum settlement.

Q: Kenapa void perlu persetujuan supervisor?
A: Karena void adalah transaksi sensitif yang memengaruhi laporan dan berisiko disalahgunakan. Otorisasi adalah kontrol internal.

Kesimpulan

Void transaksi adalah bagian dari pengetahuan administrasi keuangan yang berfungsi menjaga ketertiban pencatatan, mempercepat koreksi kesalahan sebelum settlement, dan memperkuat kontrol internal melalui otorisasi, dokumentasi, serta rekonsiliasi. Dengan SOP yang jelas dan log void yang rapi, organisasi dapat mengurangi selisih laporan, memudahkan audit, dan meminimalkan potensi penyalahgunaan.

Baca juga konten dengan artikel terkait tentang:  Pengetahuan

Baca juga artikel lainnya: Fraud: Pengertian, Jenis, dan Cara Pencegahannya

Author

Related Posts