Jakarta, adminca.sch.id – Di balik sebuah perusahaan yang terlihat kokoh dari luar, selalu ada sosok yang jarang disorot tetapi berperan vital: admin keuangan. Bayangkan sebuah bisnis kecil menengah (UKM) yang sedang berkembang. Pemilik usaha mungkin sibuk mencari pelanggan, tim produksi sibuk memenuhi pesanan, tapi siapa yang mencatat keluar-masuknya uang? Siapa yang memastikan setiap transaksi tidak ada yang tercecer? Jawabannya adalah admin keuangan dasar.
Sering kali orang mengira pekerjaan admin keuangan hanyalah “menghitung uang” atau “menulis catatan kas”. Padahal, lebih dari itu, mereka adalah garda depan pengelolaan arus keuangan perusahaan. Tanpa pencatatan rapi, bisnis bisa kacau, keputusan strategis sulit diambil, bahkan potensi kebocoran finansial bisa terjadi.
Tulisan ini akan mengajak Anda menyelami peran admin keuangan dasar: tugas-tugasnya, keterampilan yang dibutuhkan, tantangan yang dihadapi, hingga bagaimana teknologi kini mengubah cara mereka bekerja.
Siapa Itu Admin Keuangan Dasar?
Definisi Sederhana
Admin keuangan dasar adalah staf yang bertanggung jawab mencatat, memverifikasi, dan mengelola transaksi keuangan sehari-hari dalam perusahaan. Ia bukan direktur keuangan, bukan juga akuntan senior. Namun, posisinya ibarat pondasi rumah—mungkin tidak terlihat, tapi menopang keseluruhan bangunan.
Peran dalam Struktur Organisasi
Dalam perusahaan besar, admin keuangan biasanya berada di bawah divisi keuangan atau accounting. Sementara di UKM, sering kali peran ini dipegang satu orang yang merangkap banyak tugas: mencatat kas, membuat laporan harian, hingga berurusan dengan bank.
Mengapa “Dasar” Penting?
Kata “dasar” di sini bukan berarti sepele. Justru di tahap inilah pondasi finansial sebuah bisnis dibangun. Jika pencatatan awal salah atau tidak konsisten, laporan keuangan di level manajemen pun akan ikut kacau.
Contoh Anekdot:
Sebuah kafe kecil di Bandung pernah hampir bangkrut bukan karena sepi pelanggan, tapi karena pencatatan kas yang amburadul. Sang pemilik baru sadar setelah admin keuangan barunya membuat catatan terstruktur: ternyata ada kebocoran kas kecil-kecilan dari transaksi harian yang sebelumnya tak pernah tercatat.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Keuangan Dasar
Tugas seorang admin keuangan mungkin terlihat sederhana, tapi jika ditelusuri detailnya cukup kompleks. Beberapa tugas utama antara lain:
1. Mencatat Transaksi Harian
Mulai dari pemasukan penjualan, pengeluaran untuk bahan baku, hingga pembayaran gaji karyawan, semua dicatat dengan rapi.
2. Mengelola Kas Kecil (Petty Cash)
Kas kecil adalah dana untuk kebutuhan operasional sehari-hari. Admin bertanggung jawab memastikan saldo cukup, penggunaannya sesuai, dan ada bukti transaksi.
3. Membuat Laporan Keuangan Sederhana
Biasanya berupa laporan kas harian, mingguan, atau bulanan. Meski tidak serumit laporan akuntansi, laporan ini penting bagi manajer atau pemilik usaha untuk mengambil keputusan.
4. Mengarsipkan Dokumen Keuangan
Setiap nota, kwitansi, invoice, hingga slip transfer harus tersimpan rapi. Arsip inilah yang akan dibutuhkan jika terjadi audit atau pemeriksaan pajak.
5. Mengurus Pembayaran dan Penagihan
Mulai dari membayar tagihan listrik kantor hingga mengingatkan klien yang belum melunasi invoice, semua menjadi bagian dari pekerjaan admin keuangan.
6. Mendukung Proses Pajak
Meskipun bukan ahli pajak, admin keuangan dasar biasanya menyiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk pelaporan pajak bulanan atau tahunan.
Keterampilan yang Wajib Dimiliki Admin Keuangan Dasar
Seorang admin keuangan tidak bisa hanya mengandalkan ketelitian. Ada beberapa keterampilan kunci yang wajib dimiliki:
1. Kemampuan Numerik
Hitung-hitungan sederhana, seperti penjumlahan, pengurangan, hingga persentase, adalah hal yang wajib dikuasai.
2. Keterampilan Administratif
Mulai dari pengarsipan, pengetikan, hingga penggunaan spreadsheet (Excel, Google Sheets).
3. Komunikasi yang Baik
Meski sering bekerja dengan angka, admin keuangan tetap harus bisa berkomunikasi dengan rekan kerja, klien, atau vendor.
4. Kejujuran dan Integritas
Karena berhubungan langsung dengan uang, integritas adalah harga mati. Sedikit saja bermain curang, bisa berakibat fatal pada kepercayaan perusahaan.
5. Pemahaman Dasar Akuntansi
Tidak perlu sedetail akuntan profesional, tapi pemahaman mengenai debit, kredit, hingga neraca sederhana akan sangat membantu.
Contoh Nyata:
Seorang admin keuangan di perusahaan logistik di Jakarta menceritakan bagaimana ia bisa memecahkan masalah selisih kas hanya karena terbiasa cross-check data dengan laporan bank. Keterampilan sederhana ini menyelamatkan perusahaan dari kerugian jutaan rupiah.
Tantangan Seorang Admin Keuangan
Pekerjaan admin keuangan bukan tanpa rintangan. Beberapa tantangan yang sering dihadapi antara lain:
1. Volume Transaksi yang Tinggi
Di perusahaan dengan transaksi harian yang banyak, pencatatan manual bisa sangat melelahkan dan rawan kesalahan.
2. Tekanan Waktu
Laporan harus selesai tepat waktu, sementara transaksi terus berjalan. Tidak jarang admin harus lembur demi memastikan semua data tercatat.
3. Keterbatasan Teknologi
Banyak UKM masih mengandalkan pencatatan manual dengan buku kas. Padahal, software akuntansi sederhana sudah banyak tersedia.
4. Potensi Konflik
Admin keuangan sering berada di posisi “serba salah”. Di satu sisi harus disiplin soal uang, di sisi lain harus berhadapan dengan rekan kerja yang merasa tidak nyaman saat diminta bukti transaksi.
5. Tanggung Jawab Besar dengan Gaji Terbatas
Ironisnya, meski beban kerja besar, posisi admin keuangan sering kali dianggap level entry dengan kompensasi yang belum sebanding.
Teknologi yang Mengubah Pekerjaan Admin Keuangan
Di era digital, pekerjaan admin keuangan mengalami transformasi besar.
1. Software Akuntansi
Aplikasi seperti Accurate, Jurnal, atau bahkan QuickBooks, membantu admin keuangan membuat laporan otomatis, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses.
2. Digital Payment
Dengan pembayaran digital (e-wallet, transfer online), pencatatan jadi lebih mudah karena ada bukti transaksi otomatis.
3. Cloud Storage
Dokumen keuangan tidak lagi menumpuk di lemari arsip, melainkan bisa tersimpan aman di cloud, mudah diakses kapan pun dibutuhkan.
4. Integrasi dengan Divisi Lain
Kini, banyak perusahaan mengintegrasikan sistem keuangan dengan sistem penjualan atau inventory. Dengan begitu, admin keuangan tidak perlu mencatat ulang transaksi, melainkan cukup memverifikasi.
Anekdot:
Di sebuah startup e-commerce, admin keuangan bercerita bagaimana ia dulunya mencatat transaksi ratusan pelanggan setiap hari secara manual. Setelah perusahaan beralih ke software berbasis cloud, waktu kerjanya berkurang hampir separuh, dan ia bisa fokus pada analisis laporan.
Peran Admin Keuangan dalam Keberlangsungan Bisnis
Meski disebut “dasar”, peran admin keuangan tak bisa diremehkan. Mereka:
-
Menjadi filter pertama terhadap potensi fraud.
-
Memberikan data riil yang dipakai manajemen untuk mengambil keputusan.
-
Menjaga kepercayaan antara perusahaan, vendor, dan klien.
-
Membantu perusahaan tetap taat pada kewajiban pajak dan regulasi.
Admin keuangan ibarat pemain belakang dalam sebuah tim sepak bola. Mereka mungkin jarang mencetak gol, tapi keberadaan mereka sangat menentukan hasil akhir pertandingan.
Masa Depan Admin Keuangan Dasar
Ke depan, peran admin keuangan diprediksi akan semakin terdigitalisasi. Namun, bukan berarti manusia tergantikan. Justru perannya akan naik level—dari sekadar pencatat angka menjadi analis data keuangan sederhana.
Beberapa tren yang diperkirakan muncul:
-
Penggunaan AI dalam pencatatan dan analisis transaksi.
-
Peran admin keuangan sebagai “financial support officer” yang lebih strategis.
-
Keterampilan teknologi menjadi syarat utama dalam rekrutmen.
-
Kolaborasi erat dengan divisi lain untuk efisiensi biaya.
Kesimpulan: Admin Keuangan Dasar, Si Penjaga Stabilitas Perusahaan
Dari uraian panjang ini, jelas bahwa admin keuangan dasar bukan sekadar pencatat angka. Ia adalah penjaga stabilitas perusahaan, fondasi dari semua keputusan bisnis yang lebih besar.
Setiap angka yang mereka tulis, setiap bukti transaksi yang mereka arsipkan, adalah bagian dari mozaik besar perjalanan sebuah bisnis.
Bagi para pelajar atau fresh graduate, memulai karier sebagai admin keuangan dasar bisa menjadi batu loncatan emas. Bukan hanya melatih keterampilan finansial, tapi juga membentuk mental teliti, disiplin, dan bertanggung jawab—kualitas yang akan selalu dibutuhkan di dunia kerja.
Baca Juga Konten Dengan Artikel Terkait Tentang: Pengetahuan
Baca Juga Artikel Dari: Delegasi Tugas Admin: Seni Membagi Pekerjaan untuk Efisiensi
