JAKARTA, adminca.sch.id – Dalam dunia kerja dan administrasi perkantoran, istilah approved sudah sangat familiar di telinga para karyawan maupun pelaku bisnis. Kata ini sering muncul dalam berbagai dokumen mulai dari surat pengajuan, proposal, hingga laporan keuangan. Memahami arti dan proses di balik status approved menjadi penting agar setiap urusan administrasi bisa berjalan lancar tanpa hambatan.
Approved merupakan istilah bahasa Inggris yang berarti disetujui atau disahkan. Dalam konteks administrasi, status ini menunjukkan bahwa suatu dokumen atau pengajuan telah diperiksa dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Tanpa status approved, sebuah proses tidak bisa dilanjutkan ke tahap berikutnya. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang approved mulai dari pengertian, proses persetujuan, hingga tips agar dokumen cepat mendapat persetujuan.
Memahami Arti Approved dalam Dunia Administrasi
Approved secara harfiah berarti telah disetujui atau telah disahkan oleh pihak yang memiliki kewenangan. Dalam konteks administrasi perkantoran, istilah ini merujuk pada status dokumen yang sudah melewati proses pemeriksaan dan dinyatakan layak untuk diproses lebih lanjut. Status approved menjadi penanda bahwa semua persyaratan sudah terpenuhi.
Kebalikan dari approved adalah rejected yang berarti ditolak atau tidak disetujui. Ada juga status pending yang menunjukkan dokumen masih dalam proses peninjauan dan belum ada keputusan final. Ketiga status ini sering ditemui dalam sistem administrasi modern baik yang berbasis kertas maupun digital.
Istilah terkait approved dalam administrasi:
- Approved artinya dokumen sudah disetujui dan bisa diproses lebih lanjut
- Rejected berarti dokumen ditolak karena tidak memenuhi syarat atau ada kesalahan
- Pending menunjukkan dokumen masih dalam antrian untuk ditinjau
- Revised artinya dokumen perlu diperbaiki sebelum bisa disetujui
- On hold berarti proses persetujuan ditunda untuk sementara waktu
Jenis Dokumen yang Memerlukan Status Approved
Dalam kegiatan administrasi sehari hari, banyak sekali jenis dokumen yang memerlukan persetujuan sebelum bisa dilaksanakan. Setiap dokumen memiliki alur persetujuan yang berbeda tergantung pada tingkat kepentingan dan nilai yang terlibat. Memahami jenis dokumen ini akan membantu dalam mempersiapkan pengajuan dengan lebih baik.
Dokumen yang umumnya memerlukan status approved:
- Surat pengajuan cuti atau izin tidak masuk kerja
- Proposal kegiatan atau proyek yang memerlukan anggaran
- Laporan pengeluaran dan reimbursement biaya operasional
- Permintaan pembelian barang atau jasa untuk keperluan kantor
- Kontrak kerja sama dengan pihak eksternal
- Perubahan data karyawan seperti alamat atau rekening gaji
- Pengajuan kenaikan jabatan atau mutasi karyawan
- Dokumen perizinan usaha dan legalitas perusahaan
Setiap jenis dokumen biasanya memiliki pihak yang berwenang memberikan approved berbeda. Dokumen dengan nilai besar atau dampak signifikan biasanya memerlukan persetujuan dari level manajemen yang lebih tinggi.
Tahapan Proses Mendapatkan Status Approved
Proses untuk mendapatkan status approved tidak terjadi secara instan. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui sebelum sebuah dokumen resmi mendapat persetujuan. Memahami tahapan ini akan membantu dalam memperkirakan waktu yang dibutuhkan dan mempersiapkan dokumen dengan lebih matang.
Tahapan umum proses persetujuan dokumen:
- Pembuatan dan pengisian dokumen oleh pihak yang mengajukan
- Pemeriksaan kelengkapan berkas oleh bagian administrasi
- Verifikasi data dan informasi yang tercantum dalam dokumen
- Peninjauan oleh atasan langsung atau supervisor
- Evaluasi oleh pihak terkait seperti keuangan atau legal jika diperlukan
- Pemberian keputusan approved atau rejected oleh pihak berwenang
- Penyampaian hasil keputusan kepada pihak yang mengajukan
Lama proses untuk mendapatkan approved sangat bervariasi tergantung kompleksitas dokumen dan kebijakan masing masing organisasi. Dokumen sederhana seperti izin cuti mungkin hanya butuh satu hari, sementara proposal proyek besar bisa memakan waktu berminggu minggu.
Pihak yang Berwenang Memberikan Approved
Tidak semua orang memiliki wewenang untuk memberikan status approved pada sebuah dokumen. Setiap organisasi memiliki struktur otorisasi yang mengatur siapa saja yang boleh menyetujui jenis dokumen tertentu. Struktur ini biasanya disesuaikan dengan hierarki jabatan dan batasan nilai transaksi.
Pihak yang umumnya memiliki wewenang memberikan approved:
- Supervisor atau atasan langsung untuk dokumen operasional sehari hari
- Manajer departemen untuk pengajuan yang melibatkan anggaran unit kerjanya
- Direktur atau C-level untuk keputusan strategis dan nilai besar
- Bagian keuangan untuk dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran uang
- Bagian legal untuk kontrak dan dokumen hukum
- Bagian HRD untuk dokumen terkait kepegawaian dan kesejahteraan karyawan
Beberapa organisasi menerapkan sistem multi approval dimana satu dokumen harus mendapat persetujuan dari beberapa pihak sekaligus. Sistem ini diterapkan untuk dokumen dengan risiko tinggi atau nilai yang sangat besar.
Sistem Approved dalam Era Digital
Perkembangan teknologi telah mengubah cara organisasi mengelola proses persetujuan dokumen. Sistem approved yang dulunya berbasis kertas dan tanda tangan basah kini banyak beralih ke platform digital. Perubahan ini membawa banyak kemudahan sekaligus tantangan baru dalam administrasi perkantoran.
Sistem persetujuan digital menawarkan kecepatan dan efisiensi yang jauh lebih baik dibanding cara konvensional. Dokumen bisa dikirim dan disetujui dalam hitungan menit tanpa perlu bertemu langsung atau menunggu atasan berada di kantor. Jejak digital juga memudahkan pelacakan status dokumen secara real time.
Keuntungan sistem approved berbasis digital:
- Proses lebih cepat karena tidak terkendala jarak dan waktu
- Mudah melacak status dokumen apakah sudah approved atau masih pending
- Mengurangi penggunaan kertas sehingga lebih ramah lingkungan
- Riwayat persetujuan tersimpan dengan baik untuk keperluan audit
- Notifikasi otomatis saat ada dokumen yang perlu ditinjau
- Bisa diakses dari mana saja melalui perangkat mobile
Platform yang umum digunakan untuk sistem persetujuan digital antara lain adalah aplikasi ERP, sistem workflow management, dan bahkan aplikasi pesan instan untuk organisasi yang lebih kecil.
Alasan Dokumen Tidak Mendapat StatusApproved
Tidak semua pengajuan akan berakhir dengan status approved. Ada kalanya dokumen ditolak atau diminta untuk direvisi terlebih dahulu. Memahami alasan umum penolakan akan membantu dalam mempersiapkan dokumen yang lebih baik di kemudian hari.
Alasan umum dokumen tidak mendapat approved:
- Data atau informasi yang dicantumkan tidak lengkap atau tidak akurat
- Dokumen pendukung yang diperlukan tidak dilampirkan
- Pengajuan tidak sesuai dengan prosedur atau kebijakan yang berlaku
- Anggaran yang diminta melebihi batas yang diperbolehkan
- Waktu pengajuan tidak tepat atau melewati batas deadline
- Tidak ada urgensi atau justifikasi yang kuat untuk pengajuan tersebut
- Format dokumen tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan
Ketika dokumen tidak mendapat approved, biasanya akan disertai catatan atau alasan penolakan. Informasi ini sangat penting untuk melakukan perbaikan dan mengajukan ulang dokumen yang sudah direvisi.
Tips agar Dokumen Cepat Mendapat Approved
Setiap orang tentu ingin dokumennya segera mendapat persetujuan tanpa harus menunggu terlalu lama. Ada beberapa strategi yang bisa diterapkan untuk meningkatkan peluang dokumen cepat mendapat status approved. Tips ini berlaku untuk berbagai jenis pengajuan dalam administrasi perkantoran.
Tips agar dokumen cepat disetujui:
- Pastikan semua kolom terisi lengkap tanpa ada yang kosong atau terlewat
- Lampirkan semua dokumen pendukung yang diperlukan sejak awal
- Periksa ulang kebenaran data sebelum mengirim pengajuan
- Ajukan dokumen jauh sebelum deadline agar ada waktu jika perlu revisi
- Tulis justifikasi atau alasan pengajuan dengan jelas dan meyakinkan
- Ikuti format dan prosedur yang sudah ditetapkan oleh organisasi
- Komunikasikan secara langsung dengan pihak yang akan memberikan persetujuan jika diperlukan
Konsistensi dalam mengikuti prosedur akan membangun reputasi baik sehingga pengajuan di masa depan bisa diproses lebih cepat karena sudah dipercaya.
Perbedaan Approved dengan Istilah Serupa Lainnya
Dalam dunia administrasi, ada beberapa istilah yang sering tertukar dengan approved padahal memiliki makna yang berbeda. Memahami perbedaan ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam proses kerja. Setiap istilah memiliki implikasi dan konsekuensi yang berbeda.
Perbedaan approved dengan istilah serupa:
- Approved berarti sudah disetujui dan bisa langsung diproses
- Acknowledged berarti sudah diterima atau diketahui namun belum tentu disetujui
- Confirmed berarti sudah dikonfirmasi kebenarannya namun masih perlu persetujuan
- Verified berarti sudah diverifikasi datanya namun keputusan final belum keluar
- Authorized berarti sudah diberi wewenang untuk melakukan sesuatu
- Certified berarti sudah disertifikasi atau disahkan secara resmi
Dalam alur kerja yang kompleks, sebuah dokumen mungkin harus melewati status verified terlebih dahulu sebelum bisa mendapat approved dari pihak yang berwenang.
Pentingnya Dokumentasi ProsesApproved
Setiap proses persetujuan harus didokumentasikan dengan baik untuk keperluan audit dan pertanggungjawaban. Dokumentasi ini mencakup siapa yang mengajukan, kapan diajukan, siapa yang menyetujui, dan kapan persetujuan diberikan. Tanpa dokumentasi yang baik, organisasi akan kesulitan melacak riwayat keputusan.
Hal yang perlu didokumentasikan dalam proses approved:
- Tanggal dan waktu pengajuan dokumen pertama kali
- Identitas pihak yang mengajukan dan unit kerjanya
- Riwayat revisi jika dokumen pernah dikembalikan untuk perbaikan
- Tanggal dan waktu ketika status approved diberikan
- Identitas dan jabatan pihak yang memberikan persetujuan
- Catatan atau syarat khusus yang menyertai persetujuan
Dokumentasi yang baik juga melindungi semua pihak jika di kemudian hari terjadi perselisihan atau pertanyaan terkait keputusan yang sudah diambil. Bukti tertulis menjadi pegangan yang kuat dalam situasi seperti ini.
Mengelola Dokumen yang Sudah Approved
Setelah dokumen mendapat status approved, proses administrasi belum selesai. Dokumen yang sudah disetujui harus dikelola dengan baik agar mudah ditemukan jika sewaktu waktu diperlukan. Pengelolaan yang buruk bisa menyebabkan masalah di kemudian hari terutama saat audit atau evaluasi.
Cara mengelola dokumen yang sudah approved:
- Simpan dokumen asli di tempat yang aman dan mudah diakses
- Buat salinan digital sebagai backup jika dokumen berbentuk fisik
- Kategorikan dokumen berdasarkan jenis dan periode waktunya
- Buat sistem penomoran atau kode untuk memudahkan pencarian
- Tetapkan masa retensi atau berapa lama dokumen harus disimpan
- Musnahkan dokumen yang sudah melewati masa retensi sesuai prosedur
Sistem pengarsipan yang baik akan memudahkan organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional sehari hari dan memenuhi kewajiban kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
Kesimpulan
Approved merupakan status penting dalam dunia administrasi yang menunjukkan bahwa sebuah dokumen atau pengajuan telah disetujui oleh pihak berwenang. Proses untuk mendapatkan status ini melibatkan beberapa tahapan mulai dari pembuatan dokumen, verifikasi data, hingga peninjauan oleh atasan atau pihak terkait. Setiap jenis dokumen memiliki alur persetujuan dan pihak yang berwenang memberikan approved yang berbeda beda.
Di era digital saat ini, sistem persetujuan dokumen sudah banyak beralih ke platform elektronik yang menawarkan kecepatan dan efisiensi lebih baik. Untuk memastikan dokumen cepat mendapat approved, penting untuk melengkapi semua persyaratan, mengikuti prosedur yang berlaku, dan mengajukan jauh sebelum deadline. Dokumentasi dan pengelolaan dokumen yang sudah disetujui juga tidak kalah penting untuk keperluan audit dan pertanggungjawaban di kemudian hari.
Eksplorasi lebih dalam Tentang topik: Pengetahuan
Cobain Baca Artikel Lainnya Seperti: Dokumen Penduduk Penting untuk Urusan Tempat Tinggal
