Jakarta, adminca.sch.id – Dalam dunia administrasi, setiap kata memiliki makna, dan setiap kalimat membawa tanggung jawab. Bahasa bukan sekadar alat komunikasi, tetapi juga cerminan profesionalitas, etika, dan kredibilitas seseorang. Di sinilah bahasa formal memainkan peran vital — terutama dalam ranah ilmu pengetahuan administrasi yang menuntut ketepatan dan kejelasan.
Pernahkah kamu membaca surat resmi yang kalimatnya terlalu santai, bahkan seperti percakapan sehari-hari? Mungkin terasa akrab, tapi di mata profesional, hal itu bisa menurunkan wibawa institusi. Bahasa formal berfungsi menjaga kehormatan komunikasi administratif agar tetap sopan, objektif, dan efektif.
Bayangkan seorang pegawai administrasi yang harus menulis surat kepada kementerian. Jika ia menggunakan bahasa yang tidak baku, misalnya, “Kami minta tolong biar bisa dikasih izin cepet,” maka pesan itu akan terdengar kurang profesional. Tapi bila ia menulis, “Dengan hormat, kami mengajukan permohonan izin kegiatan sesuai ketentuan yang berlaku,” maka kesan yang muncul jauh lebih elegan dan terhormat.
Bahasa formal bukan berarti kaku. Ia adalah bentuk kesopanan yang terstruktur. Dalam dunia administrasi, gaya berbahasa formal mengatur ritme komunikasi antara individu, lembaga, dan masyarakat agar selaras. Ia menjadi bahasa netral yang menjembatani kepentingan dan birokrasi.
Bahkan, UNESCO dalam beberapa laporan pendidikan global menyebutkan bahwa kemampuan berbahasa formal mencerminkan literasi profesional suatu bangsa. Artinya, semakin baik masyarakat memahami dan menggunakan bahasa formal, semakin tinggi pula kualitas komunikasi birokrasi dan akademiknya.
Dengan kata lain, bahasa formal bukan hanya urusan gaya — tapi pilar etika dalam dunia administrasi.
Hakikat Bahasa Formal dalam Ilmu Pengetahuan Administrasi
Dalam konteks ilmu pengetahuan administrasi, bahasa formal memiliki kedudukan strategis. Ia menjadi sarana utama dalam penyampaian informasi, pelaporan kegiatan, serta pengambilan keputusan. Administrasi, pada hakikatnya, adalah sistem komunikasi yang tertata; maka bahasa menjadi instrumen yang memastikan pesan tersampaikan tanpa kesalahpahaman.
Menurut para ahli administrasi, bahasa formal ditandai oleh tiga karakter utama:
-
Kebakuan — menggunakan struktur dan kosakata sesuai kaidah bahasa Indonesia yang benar.
-
Kejelasan — menghindari ambiguitas atau makna ganda.
-
Kesantunan — mematuhi etika komunikasi, termasuk pilihan kata yang sopan dan profesional.
Ketiga aspek ini menjadikan bahasa formal bukan sekadar alat teknis, melainkan kerangka berpikir administratif. Misalnya, dalam penyusunan laporan keuangan, penggunaan istilah seperti “pengeluaran,” “anggaran,” atau “belanja operasional” memiliki arti yang spesifik. Jika diganti dengan istilah umum seperti “uang keluar” atau “biaya harian,” maknanya menjadi kabur dan tidak sesuai dengan konteks formalitas administrasi.
Selain itu, bahasa formal juga berperan sebagai alat dokumentasi. Semua bentuk dokumen administratif — surat, notulen, memo, laporan, hingga peraturan — harus menggunakan bahasa yang seragam agar mudah dipahami oleh semua pihak.
Ada pula aspek psikologis di balik penggunaannya. Bahasa formal menciptakan jarak sosial yang sehat antara pemberi dan penerima pesan, terutama dalam konteks organisasi. Jarak ini bukan berarti mengasingkan, melainkan menjaga agar komunikasi tetap profesional dan bebas dari bias personal.
Dalam pendidikan administrasi, mahasiswa biasanya diajarkan pentingnya bahasaformal sejak awal. Mereka berlatih menulis surat dinas, menyusun laporan kegiatan, hingga membuat memo internal dengan gaya yang sistematis. Tujuannya sederhana tapi krusial: melatih ketelitian dan kesadaran berbahasa.
Bahasa formal, pada akhirnya, bukan hanya soal tata bahasa yang benar, tetapi juga tentang membangun pola pikir yang rapi dan terukur — dua hal yang sangat dibutuhkan dalam dunia administrasi modern.
Ciri dan Unsur Bahasa Formal dalam Dunia Administrasi
Agar komunikasi administratif berjalan efektif, bahasa formal harus memenuhi sejumlah ciri khas yang membedakannya dari bahasa sehari-hari. Ciri-ciri ini membentuk fondasi yang menjamin ketepatan dan kejelasan pesan administratif.
1. Menggunakan Kosakata Baku
Bahasa formal mengandalkan kata-kata yang sesuai dengan kamus resmi Bahasa Indonesia (KBBI). Contohnya:
-
Gunakan “mengajukan permohonan” alih-alih “minta izin.”
-
Gunakan “menyampaikan laporan” daripada “ngasih laporan.”
-
Gunakan “menindaklanjuti hasil rapat” ketimbang “nyusul rapat kemarin.”
Kata baku menunjukkan kejelasan dan kesungguhan. Dalam administrasi, ketepatan kata bisa mengubah interpretasi kebijakan.
2. Struktur Kalimat yang Teratur
Kalimat dalam bahasa formal umumnya berbentuk panjang, kompleks, namun tetap logis. Tujuannya untuk menjelaskan konteks secara menyeluruh.
Misalnya, kalimat “Kami akan melaksanakan kegiatan pada tanggal 25 Oktober di Aula Gedung Serbaguna” jauh lebih formal daripada “Kegiatannya nanti tanggal 25 di aula.”
3. Penggunaan Kata Sapaan dan Penutup yang Sopan
Bahasa formal selalu mempertimbangkan hierarki dan kesopanan. Dalam surat resmi, pembuka seperti “Dengan hormat,” dan penutup “Hormat kami,” adalah bentuk penghargaan terhadap penerima pesan.
4. Hindari Singkatan dan Bahasa Gaul
Administrasi membutuhkan kejelasan. Singkatan seperti “yg,” “dr,” “krn,” atau kata gaul seperti “oke,” “makasih,” dan “btw” tidak pantas digunakan dalam dokumen resmi.
5. Nada Netral dan Objektif
Bahasa formal menolak emosi berlebihan. Kalimat seperti “Kami sangat kecewa atas pelayanan ini” bisa diganti menjadi “Kami menilai perlu adanya perbaikan dalam aspek pelayanan.”
Tujuannya bukan untuk menutupi emosi, melainkan menjaga profesionalitas komunikasi.
Dengan ciri-ciri tersebut, bahasaformal menciptakan suasana komunikasi yang terukur dan berwibawa. Ia menjadi jembatan antara manusia dan sistem — antara niat dan kebijakan.
Fungsi Bahasa Formal dalam Ilmu Administrasi dan Dunia Kerja
Bahasa formal tidak hanya dipelajari di bangku kuliah administrasi, tapi diterapkan langsung di berbagai sektor profesional. Fungsi utamanya meliputi:
1. Sebagai Alat Koordinasi
Dalam dunia kerja, administrasi adalah jaringan koordinasi antarbagian. Bahasa formal digunakan untuk menyampaikan instruksi, laporan, dan kebijakan dengan jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Contoh: “Dimohon kepada seluruh staf untuk menyiapkan laporan mingguan sebelum tanggal 10 setiap bulan.”
Kalimat ini jelas, terarah, dan bisa dipertanggungjawabkan.
2. Sebagai Media Dokumentasi Resmi
Semua keputusan administratif harus didokumentasikan dalam bentuk tertulis — dan di sinilah bahasaformal berperan besar. Ia menjamin bahwa dokumen dapat dibaca dan dipahami oleh siapapun di kemudian hari tanpa kehilangan maknanya.
3. Sebagai Cerminan Citra Organisasi
Cara sebuah lembaga menggunakan bahasa mencerminkan tingkat profesionalismenya. Surat resmi yang menggunakan bahasa formal dengan tata letak rapi memberi kesan bahwa organisasi tersebut disiplin dan terpercaya. Sebaliknya, bahasa yang tidak baku dapat merusak reputasi lembaga.
4. Sebagai Alat Edukasi dan Sosialisasi
Bahasa formal digunakan dalam pelatihan, rapat, atau pengumuman untuk mendidik pegawai dan masyarakat agar memahami nilai-nilai kedisiplinan dan tata tertib administratif.
5. Sebagai Landasan Etika Birokrasi
Birokrasi membutuhkan komunikasi yang teratur dan sopan. Bahasaformal memastikan hubungan antarpegawai tetap profesional, tidak menyinggung, dan menghormati batas kewenangan.
Fungsi-fungsi tersebut menunjukkan bahwa bahasa formal bukan sekadar alat komunikasi, tetapi juga alat kendali sosial dan moral dalam dunia administrasi.
Bahasa Formal di Era Digital — Antara Adaptasi dan Tantangan
Di era digital saat ini, komunikasi administrasi tak lagi terbatas pada surat fisik. Email, chat kantor, hingga sistem administrasi daring kini menjadi bagian dari rutinitas kerja. Namun, meski medium berubah, bahasa formal tetap relevan.
1. Adaptasi Gaya Formal di Dunia Digital
Surat elektronik (email) profesional, misalnya, tetap harus menggunakan gaya bahasa formal.
Contoh format yang baik:
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Divisi Keuangan,
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan laporan keuangan bulan Oktober untuk ditindaklanjuti sesuai ketentuan.
Hormat kami,
Tim Administrasi
Walau dikirim lewat medium digital, struktur kesopanan tetap dipertahankan. Inilah bentuk adaptasi modern dari etika administrasi konvensional.
2. Tantangan Bahasa Formal di Generasi Muda
Generasi milenial dan Gen Z yang tumbuh di lingkungan digital sering kali terbiasa dengan bahasa informal. Akibatnya, mereka kerap kesulitan berpindah gaya saat menulis dokumen administratif.
Misalnya, surat lamaran kerja dengan kalimat seperti “Saya pengin banget gabung di perusahaan ini” tentu akan dianggap tidak profesional.
Pendidikan administrasi perlu menanamkan kesadaran bahwa bahasaformal bukan penghambat ekspresi, tetapi cara untuk menghormati konteks.
3. Bahasa Formal sebagai Bentuk Literasi Digital
Kemampuan menulis dengan bahasa formal di platform digital adalah bagian dari literasi profesional. Seseorang yang mampu berkomunikasi formal lewat email atau laporan daring menunjukkan kemampuan adaptasi terhadap tuntutan zaman.
Bahkan, banyak perusahaan kini mengukur kemampuan bahasaformal dalam proses rekrutmen. Hal ini karena komunikasi digital yang efektif membutuhkan kejelasan, tata bahasa yang benar, dan kesopanan.
Kesalahan Umum dalam Penggunaan Bahasa Formal
Meskipun bahasa formal banyak diajarkan, kesalahan penggunaannya masih sering terjadi. Berikut beberapa kesalahan umum dalam dunia administrasi:
-
Menggunakan Bahasa Campur (Formal-Informal)
Contoh: “Dengan hormat, kami udah kirim berkasnya ya.”
Sebaiknya diganti: “Dengan hormat, kami telah mengirimkan berkas tersebut.” -
Penggunaan Kalimat Pasif yang Berlebihan
Kalimat pasif bisa membuat pesan kurang tegas. Misalnya:
“Surat telah dibuat oleh saya.”
Lebih baik: “Saya telah membuat surat tersebut.” -
Tidak Konsisten dalam Ejaan
Penggunaan huruf kapital, tanda baca, dan penulisan tanggal harus konsisten. Ketidaktepatan kecil bisa menurunkan kredibilitas dokumen. -
Tidak Mengikuti Struktur Surat Resmi
Beberapa pegawai lupa menyertakan bagian penting seperti nomor surat, perihal, atau tanda tangan. Padahal, hal-hal kecil ini menentukan legalitas administratif. -
Kurangnya Ketelitian dalam Pemilihan Kata
Misalnya, penggunaan “akan segera” dan “sudah” dalam laporan yang keliru dapat mengubah arti. Administrasi menuntut akurasi karena setiap kata bisa berdampak pada kebijakan.
Refleksi Akhir — Bahasa Formal sebagai Budaya Profesional
Bahasa formal bukan sekadar aturan komunikasi, tapi budaya kerja yang mencerminkan integritas dan tanggung jawab. Dalam dunia administrasi, cara seseorang menulis surat, berbicara di rapat, atau membuat laporan menunjukkan kualitas dirinya sebagai profesional.
Mahasiswa administrasi yang belajar bahasaformal sebenarnya sedang berlatih untuk disiplin, berpikir sistematis, dan menghormati struktur sosial. Setiap kalimat yang mereka tulis adalah latihan berpikir logis dan bertanggung jawab.
Sebagaimana pepatah modern mengatakan,
“Kualitas seseorang terlihat dari cara ia berbahasa.”
Jika seseorang mampu menggunakan bahasaformal dengan baik, besar kemungkinan ia juga berpikir dan bertindak dengan terstruktur.
Dalam era yang serba cepat dan digital, bahasaformal tetap menjadi jangkar moral dan etika profesional. Ia mengingatkan kita bahwa di balik setiap teknologi, masih ada nilai kesopanan dan ketertiban yang harus dijaga.
Baca Juga Konten Dengan Artikel Terkait Tentang: Pengetahuan
Baca Juga Artikel Dari: Komunikasi Efektif: Kunci Sukses Administrasi Modern Dunia Kerja
