adminca.sch.id — dulu gue sering banget kelabakan nyari dokumen penting. Entah itu nota kerjaan, kontrak, atau bahkan struk belanja yang harus gue claim. Nah, sejak gue kenal sama Filing System, hidup gue jadi lebih ringan. Filing System ini semacam cara kita ngatur dan nyimpen dokumen biar gampang dicari lagi. Bisa manual pake map dan folder, bisa juga digital pake aplikasi atau software. Intinya, Filing System bikin dokumen nggak lagi tercecer, dan kerjaan pun jadi lebih efisien.
Kelebihan Filing System yang Gue Suka
Salah satu hal paling kerasa banget adalah hemat waktu. Bayangin aja, dulu gue bisa buang waktu hampir setengah jam cuma buat nyari satu dokumen. Sekarang? Tinggal klik atau buka map, langsung ketemu. Selain itu, Filing System juga bikin meja kerja gue lebih rapi. Nggak ada lagi tumpukan kertas yang bikin kepala sumpek. Kalau pake digital Filing System, kelebihannya jelas: bisa diakses kapan aja dan di mana aja. Jadi, kalau lagi meeting dadakan, gue bisa langsung buka file lewat laptop atau HP.
Sisi Minus Filing System yang Jarang Dibahas
Namanya juga sistem, pasti ada plus minusnya. Kalau FilingSystem manual, masalah utamanya butuh ruang fisik yang gede. Lemari arsip bisa makan tempat, dan kalau nggak hati-hati, bisa berantakan lagi. Sementara kalau digital Filing System, tantangannya ada di keamanan data.
Gue pernah tuh, file penting nggak sengaja kehapus gara-gara salah klik. Untung masih ada backup. Jadi, penting banget punya cadangan data. Selain itu, ada juga masalah biaya kalau pake software premium. Tapi menurut gue, dibanding repotnya nyari file, itu masih sebanding.
Pengalaman Pribadi Pake Filing System
Awal-awal gue bikin Filing System manual pake map warna-warni. Lumayan seru sih, karena tiap warna punya kategori sendiri. Tapi makin lama makin ribet karena ruang penyimpanan makin habis. Akhirnya gue pindah ke digital FilingSystem. Gue cobain beberapa aplikasi, ada yang gratisan ada juga yang berbayar. Yang paling kerasa, gue lebih bebas dan gampang nge-share file ke tim. Walaupun butuh adaptasi, tapi lama-lama nyaman juga. Rasanya kayak punya lemari arsip pribadi yang bisa gue bawa ke mana-mana.
Tips, Trik, dan Kesalahan yang Wajib Dihindari
Dari pengalaman gue, ada beberapa hal yang wajib dicatat kalau mau pake Filing System. Pertama, jangan asal bikin folder tanpa struktur jelas. Percuma punya banyak file tapi penamaannya berantakan, ujung-ujungnya sama aja kayak nyari jarum di tumpukan jerami. Kedua, selalu bikin backup kalau pake digital FilingSystem. Jangan sampe lo ngalamin tragedi file ilang kayak gue dulu. Ketiga, kalau manual, jangan numpuk dokumen sembarangan. Pastikan selalu update dan buang file yang udah nggak relevan. Dan terakhir, pilih sistem yang sesuai kebutuhan lo, jangan ikut-ikutan orang lain. Karena FilingSystem yang bagus itu yang bikin lo nyaman dan produktif, bukan yang bikin ribet.
Baca juga konten dengan artikel serupa yang membahas tentang pengetahuan
Baca juga artikel menarik lainnya mengenai OCR Teknologi, Inovasi untuk Digitalisasi Data Lebih Mudah
