JAKARTA, adminca.sch.id – Dalam dunia administrasi dan manajemen logistik, kesalahan sekecil apa pun bisa berdampak besar. Salah satu aspek krusial yang sering jadi akar dari berbagai masalah operasional adalah inventory accuracy atau akurasi inventaris.
Bayangkan jika laporan menunjukkan 100 unit barang tersedia, namun saat dicek fisik hanya tersisa 60. Situasi ini bukan hanya menghambat proses pengiriman, tetapi juga bisa menimbulkan kerugian finansial, kehilangan kepercayaan pelanggan, hingga memperburuk efisiensi bisnis secara keseluruhan.
Apa itu inventory accuracy?
Inventory accuracy adalah tingkat kesesuaian antara catatan stok (dalam sistem atau pembukuan) dengan kondisi fisik barang yang sebenarnya di gudang. Akurasi ini biasanya dinyatakan dalam bentuk persentase.
Rumus sederhana inventory accuracy:
(Jumlah barang tercatat yang sesuai dengan barang fisik / Total item yang diperiksa) × 100%
Semakin tinggi persentasenya, semakin baik pengelolaan inventaris di suatu organisasi.
Mengapa inventory accuracy sangat penting?
1. Menghindari kesalahan pengiriman dan kehabisan stok
Dengan data akurat, staf gudang dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Akurasi rendah bisa menyebabkan overstock (stok menumpuk) atau stock-out (stok habis tiba-tiba).
2. Meningkatkan kepercayaan pelanggan
Jika pelanggan mendapatkan informasi real-time soal ketersediaan barang yang sesuai kenyataan, maka kepuasan dan loyalitas mereka meningkat.
3. Efisiensi operasional dan keuangan
Stok yang tidak sesuai bisa memicu pembelian ulang yang tidak perlu, menghambat cash flow, serta mempengaruhi perencanaan anggaran perusahaan.
4. Mempermudah audit dan laporan keuangan
Dalam dunia administrasi, data yang valid dan akurat akan mempercepat proses audit dan mengurangi risiko temuan negatif saat pemeriksaan.
Faktor penyebab rendahnya inventory accuracy
-
Human error saat pencatatan atau penginputan
-
Barang tidak tercatat saat diterima atau dikirim
-
Salah penempatan barang di rak gudang
-
Pencurian atau kehilangan barang
-
Kerusakan barang yang tidak langsung diperbarui dalam sistem
-
Kurangnya pelatihan bagi staf administrasi gudang
Strategi meningkatkan inventory accuracy
1. Terapkan sistem inventaris digital (WMS)
Warehouse Management System (WMS) atau software inventaris berbasis cloud dapat mempercepat pencatatan, mengurangi kesalahan manual, dan memberikan data real-time.
2. Lakukan stock opname secara berkala
Baik harian, mingguan, maupun bulanan, tergantung skala operasional. Bandingkan data sistem dengan kondisi fisik dan segera koreksi perbedaan.
3. Gunakan barcode atau RFID
Teknologi ini membantu pelacakan barang secara otomatis, cepat, dan akurat. Penggunaan barcode scanner meminimalkan human error.
4. Terapkan sistem FIFO atau FEFO
First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO) mencegah stok lama tertinggal dan memastikan rotasi barang berjalan optimal.
5. Latih staf gudang dan admin secara berkala
Pastikan seluruh tim memahami prosedur dan pentingnya akurasi inventaris, serta mampu menggunakan sistem yang tersedia.
Indikator kinerja (KPI) terkait inventory =accuracy
Untuk memastikan target akurasi tercapai, perusahaan biasanya menetapkan indikator kinerja seperti:
-
Inventory accuracy rate (%)
-
Cycle count accuracy
-
Shrinkage rate (tingkat kehilangan barang)
-
Order fulfillment rate
-
Inventory turnover ratio
Dengan indikator ini, tim administrasi dan gudang bisa mengukur efektivitas sistem dan melakukan perbaikan berkelanjutan.
Studi kasus sederhana: efek inventory accuracy terhadap bisnis
Sebuah toko online skala menengah pernah mencatat inventory accuracy di angka 85%. Akibatnya, 1 dari 10 pesanan harus dibatalkan karena stok tidak sesuai. Setelah menerapkan sistem barcode dan pelatihan tim admin, tingkat akurasi naik menjadi 98%, dan tingkat pembatalan pesanan turun drastis dalam 3 bulan.
Dampak lainnya:
-
Biaya operasional logistik turun 15%
-
Waktu penyusunan laporan inventaris berkurang separuh
-
Kepuasan pelanggan naik signifikan
Penutup: akurasi inventaris adalah fondasi administrasi yang kuat
Dalam manajemen administrasi modern, inventory accuracy bukan lagi sekadar data logistik — tapi bagian dari sistem kepercayaan, efisiensi, dan keberlanjutan bisnis. Tanpa akurasi, keputusan manajerial akan rentan salah arah.
Dengan strategi yang tepat, teknologi yang mendukung, dan tim administrasi yang terlatih, inventory accuracy bisa dijadikan tolok ukur kualitas dan profesionalisme operasional sebuah organisasi.
Baca juga konten dengan artikel terkait tentang: Pengetahuan
Baca juga artikel lainnya: Self Checkout: Inovasi Administrasi Mandiri di Era Digital
