JAKARTA, adminca.sch.id – Pernah nggak, sih, nemu barang rusak di gudang padahal katanya udah diawasi? Dulu waktu aku pertama kali ngurus kontrol barang rusak di kantor (waktu masih baru banget jadi bagian logistik), aku sempat kena tegur boss. Jujur aja, aku sempat santai, mikir “Ah, nanti juga dicek ulang.” Eh, pas closing stock malah pusing sendiri. Stok banyak yang rusak, ada yang ngilang juga. Duh, rasanya kayak lagi main petak umpet sama masalah!
Kenapa Kontrol Barang Rusak Itu Penting Banget?
Gini, kontrol barang rusak sebenarnya adalah jurus utama biar stok gak ngaco. Barang rusak bisa bikin laporan keuangan kita jadi ilusi, loh. Kebayang nggak kalau nilai stok besar, padahal udah nggak layak jual? Lengkap sudah, pengetahuan yang salah bisa bikin keputusan bisnis meleset parah.
Aku ingat banget dulu pernah kecolongan, pas sales minta dikirim barang, ternyata stok di sistem masih ada tapi fisiknya udah rusak. Alhasil, pelanggan kecewa, rating toko online jadi jeblok. Gara-gara nggak disiplin kontrol barang rusak, jadi rugi di banyak sisi—kepercayaan pelanggan, stok ngaco, dan waktu habis buat klarifikasi ke sales sama atasan. Pelajaran besar banget pokoknya!
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Kontrol Barang Rusak
Nah, dari pengalaman nebeng pusing tadi, aku jadi makin peka sama kesalahan umum waktu kontrol barang rusak. Nih aku spill beberapa blunder yang (serius) harus dihindari:
-
Data Manual Tanpa Update Rutin: Kadang kita ngerasa “ngisi di excel aja cukup kok”, eh ternyata udah dua minggu data nggak diperbarui. Barang rusak makin menumpuk, eh, kok tiba-tiba raib tanpa jejak?
-
Tidak Ada SOP Pencatatan: Gak punya standar kerja, kadang tinggal ngomong “ini rusak ya”, tapi nggak dilaporin. Besoknya, siapa yang pegang shift baru nggak tau histori rusaknya gimana.
-
Terlalu Percaya Sama Stok Sistem tanpa Pengecekan Fisik: Sistem bilang aman, padahal di rak barang udah ketinggalan zaman, bolong, atau basi. Kalau gini, kontrol barang rusak nggak akan berjalan kalau tim dan sistem nggak sinkron.
Cara Gampang Kontrol Barang Rusak yang Terbukti Ngebantu
Sekarang aku pengen bagi tips-tips yang beneran aku pakai sendiri, biar kontrol barang rusak gak makan hati (dan waktu):
-
Buat Form Khusus Barang Rusak
Ini sederhana, tapi efeknya gede. Di gudang, aku pakai form fisik dan digital. Begitu ada barang yang rusak, langsung dicatat—jenis barang, jumlah, alasan rusak, tanggal, dan siapa yang nemuin. Pakai Google Form juga bisa, loh. -
Tempelkan Label & Pisahkan Area Barang Rusak
Jangan sampai barang rusak kecampur sama stok bagus! Aku pernah kena protes karena warehouseman salah kirim barang karena mereka lihat semua barang di rak sama aja. Setelah itu, aku bikin zona merah khusus kontrol barang rusak di gudang, lengkap label besar—hasilnya proses sortir makin rapi. -
Rutinkan Stock Opname (Jangan Cuma Formalitas)
Stock opname yang bener itu posisinya kayak ‘audit mini’ tiap minggu/bulan. Fokusin buat identifying barang cacat, rusak, expired, atau yang packaging-nya udah jelek banget. Aku biasanya ajak tim diskusi, jadi hasilnya bisa langsung di-update di sistem. Lumayan, bisa ngelatih pengetahuan tim juga soal standar barang dan kontrol barang rusak yang baik. -
Langsung Proses Return & Penghapusan Stok Rusak
Barang rusak nggak boleh ngendap lama. Kalau vendor mau terima klaim, segera urus return. Sering juga aku dapetin supplier yang bisa tukar atau repair barang. Kalau enggak, ya segera proses penghapusan—update di sistem, biar valuasi stok tetap valid dan kontrol barang rusak berjalan optimal. -
Libatkan Tim! Jangan Jalan Sendiri
Waktu awal-awal aku suka sok jagoan, ngerjain sendiri, malah makin ngaco. Makanya aku sekarang selalu ajak warehouse & admin, biar semua update barang rusak bisa dicatat bareng-bareng, sekaligus buat ajang sharing pengetahuan baru.
Tools dan Teknologi yang Wajib Dicoba
Sekarang zaman digital, jadi mendingan pake aplikasi biar lebih simple dan data enggak gampang ilang. Aku sendiri coba beberapa aplikasi kayak Stock Inventory, Odoo, atau bahkan pakai fitur di marketplace buat label barang rusak. Banyak juga software inventory lokal yang udah mendukung fitur kontrol barang rusak otomatis—cari yang sesuai kebutuhan kamu, deh!
Insight: Barang Rusak Itu Bukan Cuma Masalah Gudang
Sering banget orang mikir, kontrol barang rusak itu tugas bagian gudang doang. Nope, salah besar! Sales, accounting, sampai manajer keuangan juga kudu update info soal barang rusak, supaya semua keputusan bisnis makin akurat.
Pernah suatu saat bagian purchasing lupa cek data barang rusak, akhirnya malah order kebanyakan. Rugi lagi deh!
Tips ‘Jitu’ Biar Barang Rusak Gak Nyakitin Bisnis
-
Selalu evaluasi SOP kalau muncul kasus rusak yang berulang!
-
Kasih training internal seputar pengetahuan produk dan penanganan barang rusak biar gak gampang rusak gara-gara salah simpan.
-
Jangan ragu invest ke sistem sederhana tapi efektif, kayak barcode scanner atau aplikasi inventori yang update real time.
-
Rajin sharing kasus antar anggota tim, dari warehouse sampai admin. Kadang masalah kontrol barang rusak bisa ketauan lebih cepat kalau dibahas bareng.
Penutup: Semua Bisa Belajar dari Kesalahan
Jujur, aku pernah banget direpotin gara-gara remehkan kontrol barang rusak. Setelah melaluinya, aku sadar kontrol yang disiplin ini saving banget: waktu, uang, dan kepercayaan pelanggan.
Jangan tunggu kejadian sama kamu, ya. Coba langsung action, mulai dari langkah simple yang tadi aku spill, pelan-pelan pasti stok makin sehat dan tim makin kompak. Kalau kamu punya pengalaman unik soal kontrol barang rusak, share di kolom komentar ya, siapa tahu bisa jadi ide pengetahuan buat yang lain juga!
Baca juga konten dengan artikel terkait tentang: Pengetahuan
Baca juga artikel lainnya: Petty Cash: Solusi Uang Kecil untuk Bisnis Rapi
